Município inicia implementação da política de Gestão Documental

A Secretaria Municipal de Administração, por meio do Departamento de Arquivo Público Municipal, deu início aos trabalhos para a confecção da Política Municipal de Gestão Documental.

A gestão documental ou gestão de documentos é definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação, recolhimento ou preservação permanente.

Para a confecção da Política Municipal de Gestão Documental, o Departamento de Arquivo Público Municipal coordenará a formação das Comissões de Análise de Documentos de Arquivo (CADA).

Essas comissões serão instaladas em todos os setores, departamentos e secretarias do município. Os responsáveis diretos deverão designar pelo menos um servidor, a quem será confiada a gestão documental no local.

Além das CADA setoriais, haverá uma Comissão Central de Análise de Documentos de Arquivo formada por representantes das secretarias de Gabinete, da Educação e da Saúde e por representantes dos departamentos de Contabilidade, de Licitação, de Tributação, Pessoal e Recursos Humanos e do Departamento Jurídico.

À CADA Central, coordenada pelo chefe do Departamento de Arquivo Público Municipal, caberá o recebimento e análise das propostas das CADA Setoriais, visando a confecção da Política Municipal de Gestão Documental, bem como os requerimentos objetivando a adequada eliminação de documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade.

Esse instrumento determina quais documentos já cumpriram suas funções administrativas e judiciais, tornando-se, portanto, inservíveis ou sem valor histórico que obrigue a sua transferência para o Arquivo Permanente ou Histórico.

Melhor desempenho

“A implementação da Política Municipal de Gestão Documental será um marco na busca da melhoria da Administração Pública Municipal. Ela vai resultar no melhor atendimento ao cidadão, através da Lei de Acesso à Informação, passando pela preservação do patrimônio histórico da cidade, chegando até o melhor desempenho de todos os serviços públicos”, avalia a Secretaria Municipal de Administração.